Projet client · Bootcamp The Design Crew
Pennylane — Simplifier les notes de frais
Tickets perdus, saisie manuelle, aucune visibilité sur le remboursement. Comment fluidifier la note de frais, de la dépense au remboursement, pour les salariés comme pour les managers ?
En bref
Le problème
Selon le brief : 21 jours en moyenne entre la dépense et le remboursement, et 30 % des notes de frais nécessitent un aller-retour avec la comptabilité.
Ce que j’ai fait
Préparation et animation des interviews (5 profils), synthèse, cartographie du parcours, animation des tests et itérations sur les flows salarié et manager.
La solution
Un widget d’ajout rapide, la capture immédiate du justificatif, un pré-remplissage par IA, les règles affichées en temps réel et une timeline de remboursement.
Le contexte et le problème
Tickets perdus, tableaux Excel, allers-retours avec la comptabilité : Pennylane veut simplifier les notes de frais de ses utilisateurs salariés, de la dépense au remboursement.
Problématique
Comment simplifier les notes de frais, de la dépense au remboursement ?
Ma contribution — équipe de 3 Product Designers
- Entretiens
- Synthèse
- Cartographie des parcours
- Opportunités
- Tests utilisateurs
- Itérations
- Restitution
La recherche
5
entretiens : grands groupes, PME, dirigeant-salarié
1/5
seulement utilisait Pennylane : les autres subissent l’outil de leur entreprise
Le parcours réel
Où sont les frictions, et leur impact émotionnel ?
La preuve et le remboursement
Justificatifs et manque de visibilité : des freins ?
La place de la technologie
Jusqu’où accepter l’automatisation ?
La démarche
01
Recherche
5 profils interrogés (grands groupes, PME, dirigeant-salarié) pour cartographier le parcours réel, de la dépense au remboursement, et ses frictions.
02
Benchmark
Duolingo, Expensia et Henner analysés pour leurs mécaniques d’accompagnement, de saisie et de suivi.
03
Idéation
10 pistes explorées : détection des dépenses, scan IA, envoi multiple, timeline de remboursement, widget… Six retenues.
04
Conception
Deux parcours : le salarié (capture, pré-remplissage, envoi) et le manager (validation, analyse IA, refus motivé).
Données du brief
21 jours
en moyenne entre la dépense et le remboursement
30 %
des notes de frais nécessitent un aller-retour avec la comptabilité
N°1
fonctionnalité la plus demandée par les clients Premium
Les enseignements de la recherche
4/5
Le ticket papier est le nœud du problème
« Garder les tickets, les scanner, ne pas les perdre. C’est fastidieux et stressant. »
4/5
L’avance de frais est une vraie douleur
Les utilisateurs veulent un statut clair à chaque étape, sans devoir relancer.
3/5
La saisie manuelle fait procrastiner
Plus c’est automatique, moins on repousse sa note de frais.
L’idéation : explorer avant de décider
Dix pistes imaginées, six retenues pour leur réponse directe aux frictions entendues en entretien.
Widget d’accueil
Scanner ou ajouter une dépense en un geste.
Capture immédiate
Le ticket est scanné et archivé : on peut jeter le papier.
Pré-remplissage
Les champs récurrents se remplissent seuls.
Règles en temps réel
Plafonds affichés avant validation.
Timeline du remboursement
Délai estimé et blocages visibles.
Recherche et tri
Retrouver une dépense dans l’historique.
La première version testée
Les écrans du prototype soumis aux tests, avant itération.
Flow salarié
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Flow manager
La solution
Deux parcours complémentaires, en version finale après itération.
Le prototype en vidéo
Les deux parcours, en version finale.
Les tests utilisateurs
Deux parcours testés auprès de 5 profils : salariés, entrepreneur, managers et une freelance novice.
- 1Flow salarié : du ticket au remboursement
- 2Flow manager : valider et détecter les erreurs
Un rapport à l’IA contrasté
Gain de temps pour certains, méfiance pour d’autres : le contrôle humain reste attendu.
Le papier reste un point faible
Les justificatifs papier se perdent encore.
« L’IA ça aide, elle gagne du temps, mais elle n’est pas confiante à 100 %. Tout ce qui est en lien avec les chiffres… »
— Aurélie, participante
Après les tests : ce qui a changé
Côté salarié
- Miniature du justificatif visible
- Bloc TVA clarifié
- « Preuves » devient « Justificatif »
- Apport de l’IA rendu visible
Côté manager
- Alertes de non-conformité hiérarchisées
- Bottom sheet avant la validation
- « Revoir manuellement » lié à l’anomalie
L’IA accélère le processus, mais ne doit jamais remplacer la possibilité de vérifier.
Ce que j’en retiens
L’IA accélère le processus, mais elle ne doit jamais retirer la possibilité de vérifier.