Pennylane souhaitait simplifier la gestion des notes de frais pour ses utilisateurs salariés. Entre les tickets froissés au fond d'un sac, les tableaux Excel approximatifs et les allers-retours avec le service comptable, la note de frais concentre tout ce que l'expérience utilisateur peut résoudre.
En m'appuyant sur une démarche UX complète — interviews de salariés, analyse des points de friction, tests de prototype — j'ai conçu un parcours mobile-first permettant de soumettre une note de frais en moins de 3 clics : photo du ticket, catégorisation automatique, envoi direct au manager. Résultat : un gain de temps estimé à 70% sur la saisie, et une validation côté RH réduite de moitié.
Il s’écoule e moyenne 21 jours entre la dépense et le remboursement.
30% des notes de frais soumises nécessitent un aller-retour avec la comptabilité (montant illisible, TVA manquante…)
100% des dépenses physiques se font mobilité
C’est la fonctionnalité la plus demandée par nos clients actuels (ce qui concerne 800 entreprises Premium)
Quel est le parcours réel des utilisateurs de bout en bout, et où se situent les frictions avec leur impact émotionnel ?
Dans quelle mesure le manque de visibilité sur le remboursement et les exigences de justification constituent-ils des obstacles pour les utilisateurs ?
Quelles sont les attentes des utilisateurs et jusqu'où sont-ils prêts à accepter la technologie dans ce parcours ?
Les 5 profils sont tous confrontés à la gestion des notes de frais de manière régulière, mais dans des environnements très différents : grands groupes, PME, ou encore en tant que dirigeant-salarié. Cette diversité de contextes reflète une réalité commune à de nombreux secteurs (énergie, conseil, luxe, BTP, formation).
La majorité des profils utilisent des outils internes propres à leur entreprise (dont Lucca), et un seul profil utilise Pennylane directement. Cela souligne que l'expérience des utilisateurs est très dépendante de l'outil imposé par leur organisation, avec peu de liberté de choix.
Parmi les 5 profils, une personne cumule le rôle de salarié et de dirigeant, gérant elle-même sa comptabilité sur Pennylane. Ce profil apporte un regard différent, à la fois côté utilisateur et côté gestionnaire, ce qui permet d'enrichir la compréhension du processus de bout en bout.
Le guide explore le parcours complet de l'employé, de la dépense au remboursement, en identifiant les acteurs, les moyens de paiement et les moments de friction (oublis, erreurs, relances). L'impact émotionnel est aussi abordé (stress financier, sentiment d'injustice).
Le guide questionne la gestion des justificatifs et le rapport à la preuve, ainsi que le manque de visibilité sur le remboursement (délais, suivi, modalités).
Le guide recueille les attentes des utilisateurs (gain de temps, applications inspirantes, intérêt pour le mobile) afin de mesurer leur ouverture aux nouveaux outils.
" Garder les tickets, les scanner, ne pas les perdre. C'est fastidieux et stressant. " - Aurélie
" Avancer les frais, c'est chiant. Le plus compliqué, c'est de se faire rembourser. " - Nicolas
" Je vois une vraie valeur dans l'IA de détection c'est selon moi le point le plus différenciant de son outil actuel. " - Sébastien
La barre de recherche centrale offre un accès rapide aux contenus. L'utilisation d'une bottom sheet permet d'afficher les filtres de manière fluide et non intrusive, sans quitter la page en cours. Une bonne référence pour une navigation simple et efficace.
La plateforme propose un système de filtres avancés permettant à l'utilisateur d'affiner précisément sa recherche. La gestion de plusieurs annonces simultanées est facilitée grâce au multi-listing. Un dashboard centralisé offre une vision globale et claire de l'ensemble des ventes en cours.
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Le processus de publication d'un article est pensé pour être guidé et rassurant, avec une approche accompagnante qui réduit la charge cognitive. L'utilisateur peut organiser ses articles par sections, modifier l'affichage, ajouter des tags et sélectionner plusieurs articles en même temps. Une référence intéressante pour simplifier la gestion de contenu.
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La publication d'un article est rendue intuitive grâce à un parcours accompagnant qui limite les frictions. Une barre de progression permet à l'utilisateur de visualiser l'avancement de sa publication étape par étape. L'interface privilégie les visuels aux textes, rendant l'expérience plus rapide à parcourir et plus agréable à utiliser.
Barre de recherche & Tri
Détecter automatiquement les dépenses professionnelles sans accéder à l'ensemble de la vie bancaire, avec une notification pour les ajouter ou les ignorer.
Plateforme multi-canal
Permettre à l'utilisateur de choisir son mode de saisie : mobile, desktop, mail automatique ou intégration avec des outils du quotidien.
Capture immédiate des justificatifs
Sécuriser le justificatif dès sa réception via un scan IA qui améliore le contraste, sauvegarde dans le cloud et archive automatiquement, permettant de jeter le ticket papier.
Envoi multiple de justificatifs
Permettre à l'utilisateur d'envoyer plusieurs photos ou un dossier en une fois, l'IA se chargeant de découper, identifier et extraire les informations de chaque ticket (montant, TVA, date, commerçant).
Mémorisation intelligente et pré-remplissage
Apprendre des habitudes de l'utilisateur pour pré-remplir automatiquement les champs récurrents (client, mission, catégorie, TVA).
Organisation par client ou mission
Regrouper les dépenses par déplacement, mission ou client plutôt que ticket par ticket, pour une logique plus naturelle.
Timeline de suivi du remboursement
Offrir une vue claire et en temps réel de l'avancement du remboursement, avec le délai estimé, la raison d'un éventuel blocage et la possibilité de relancer directement.
Affichage des règles en temps réel
Informer l'utilisateur des plafonds et règles applicables avant validation, pour éviter les refus incompris.
Rappels intelligents et contextuels
Envoyer des notifications ciblées et utiles : dépense non traitée, justificatif manquant, deadline approchante, sans tomber dans le spam.
Installation d’un widget
Intégrer un widget sur l'écran d'accueil du smartphone pour accéder en un tap aux actions clés (scanner un justificatif, ajouter une dépense, consulter l'état d'un remboursement) sans avoir à ouvrir l'application.
Installation d'un widget
Mémorisation intelligente et pré-remplissage
Capture immédiate des justificatifs
Affichage des règles en temps réel
Timeline de suivi du remboursement
Barre de recherche & Tri
Ces six fonctionnalités répondent aux frictions identifiées en interview : le widget et la capture immédiate réduisent la charge mentale au moment de la dépense, la mémorisation intelligente limite le temps de saisie, l'affichage des règles et la timeline apportent la transparence manquante sur le remboursement, et la barre de recherche facilite la navigation dans l'historique.
Suite à la phase d'idéation, nous avons sélectionné les fonctionnalités les plus pertinentes pour répondre aux frictions identifiées lors des interviews. Ces solutions s'articulent autour d'un objectif commun : réduire la charge mentale liée à la gestion des notes de frais, en simplifiant la saisie, la conservation des justificatifs et le suivi du remboursement.
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Le panel rassemble 5 profils variés : des salariés réguliers, un entrepreneur, des managers et une freelance novice en notes de frais. Plusieurs tendances se dégagent. Le rapport à l'IA est contrasté : certains font confiance à l'automatisation pour gagner du temps, tandis que d'autres restent vigilants ou méfiants, notamment sur la validation, et exigent un contrôle humain.
La gestion des justificatifs papier reste problématique pour certains profils (pertes fréquentes). Enfin, un profil n'ayant jamais fait de notes de frais apporte un regard neutre et attentif, utile pour évaluer la clarté du parcours pour un nouvel utilisateur.
" L'IA ça aide, elle gagne du temps, mais elle n'est pas confiante à 100%. Tout ce qui est en lien avec les chiffres… " - Aurélie
" Trop de risques à valider les notes en une seule fois, ça fait trop de responsabilité. " - Naïma
" Il y a un problème sur le wording recadré, ce bouton n'envoie pas sur la bonne page. " - Naoufal
" Elle a envie de voir, elle a besoin de retourner à son justificatif pour vérifier directement. " - Aurélie
Ces six fonctionnalités répondent aux frictions identifiées en interview : le widget et la capture immédiate réduisent la charge mentale au moment de la dépense, la mémorisation intelligente limite le temps de saisie, l'affichage des règles et la timeline apportent la transparence manquante sur le remboursement, et la barre de recherche facilite la navigation dans l'historique.
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Les tests utilisateurs réalisés sur les flows salarié et manager ont permis d'identifier des points de friction concrets, partagés par la majorité des participants malgré des profils variés. Ces retours ont directement guidé une phase d'itération sur le prototype.
Côté flow salarié, les améliorations se sont concentrées sur l'accès au justificatif (miniature visible depuis le formulaire), la clarification du bloc TVA, le renommage des termes ambigus ("Preuves" devenant "Justificatif") et la mise en visibilité de la contribution de l'IA dans le pré-remplissage.
Côté flow manager, le travail a porté sur la hiérarchie visuelle des alertes de non-conformité, le repositionnement de la bottom sheet avant la validation, et la clarification du bouton "Revoir manuellement" pour qu'il soit explicitement associé à l'anomalie détectée.
Ces itérations confirment une logique simple : l'IA accélère le processus, mais ne doit jamais remplacer la possibilité de vérifier. C'est ce principe qui a guidé l'ensemble des ajustements apportés au prototype.